La dématérialisation : comment la mettre en place en entreprise ?
Factures, bons de commande, contrats, fiches de paie : autant de papiers qu’il faut classer, gérer, archiver et retrouver le moment venu. La gestion des documents est une vraie problématique dans les entreprises, peu importe leur taille. Aujourd’hui, à l’ère du tout numérique, pourquoi ne pas vous simplifier la vie en dématérialisant vos documents ?
Les avantages de la dématérialisation
Si la dématérialisation fait autant parler d’elle c’est qu’elle apporte bon nombre de choses bénéfiques aux entreprises.
- En premier lieu elle permet de faire des économies de papier : la dématérialisation des documents est donc une pratique écologique.
- Des économies sont aussi faites sur le budget de l’entreprise. En supprimant les documents papiers on supprime de nombreux coûts annexes : stockage, gestion, archivage, etc.
- En choisissant de dématérialiser, tout ou partie de ses documents, une entreprise simplifie aussi ses process ce qui entraine un gain de temps. C’est notamment très visible sur les tâches de traitement qui peuvent parfois disparaître complétement.
Comment intégrer la dématérialisation et un logiciel de ged au sein de mon entreprise ?
C’est quoi un logiciel de GED ?
Un logiciel de Gestion Electronique des Documents désigne une méthode de traitement informatisé des documents et de l’information. Ce type de logiciel est composé de plusieurs modules qui peuvent gérer la numérisation, le traitement, la recherche, la diffusion et la mise en valeur des documents.
Un audit documentaire et un audit des systèmes d’information permettent de mieux estimer les besoins avant la mise en place du logiciel de ged. Il faudra aussi faire le choix de numériser vos anciens documents ou de continuer leur archivage classique.
Se lancer dans la dématérialisation implique la mise en place d’un logiciel de ged, mais aussi de nombreux autres changements. Avec l’arrivée de ce nouvel outil les méthodes de travail vont être largement modifiées. Des formations, ainsi qu’un accompagnement au changement, peuvent être bénéfiques pour préparer au mieux vos collaborateurs.