Pourquoi faut-il conserver les archives ?

Les archives désignent l’ensemble des documents produits et reçus par un organisme, ensemble qui permet de témoigner de certaines activités ou de prouver vos droits.

Au quotidien, une entreprise, peu importe sa taille ou son secteur d’activité, a besoin d’accéder à ses documents pour consulter une information ou répondre à la demande d’un client. Cette base de données conséquente est nécessaire à son bon fonctionnement, elles contiennent de toutes les informations internes et externes à l’entreprise (fiches de paie des salariés, informations sur les clients…).La conservation archives assure la pérennité de votre activité et atteste de vos travaux effectués. Elle est donc un outil de mémoire essentielle à votre entreprise.

De plus, elle permet une protection des risques juridiques. En cas de contrôles administratifs ou de litiges, les archives protègent vos droits, attestant vos dires et vos actions. Par ailleurs, il existe des durées légales de conservation des archives qui varient selon le type de documents.

Aussi importante soit-elle, la conservation des documents demeure une action complexe, puisque les volumes de données s’accroissent avec le temps et deviennent très encombrantes. Notez également qu’il existe une distinction fondamentale entre stockage et archivage numérique. Souvent, par manque de temps et de savoir-faire, les entreprises accumulent leurs documents de manière désorganisée et non sécurisée. Il est ensuite très difficile de retrouver le document nécessaire dans l’immédiat.

L’archivage est tout autre : papier ou numérisé, il permet de cartographier et de décrire de façon optimale vos données afin que vous puissiez les retrouver rapidement.
L’archivage apportera une réelle valeur ajoutée à vos données, et participera à la pérennité de vos activités.