5 conseils pour organiser une réunion de travail efficace

Une réunion de travail mal organisée occasionne souvent une perte de temps. En revanche, si elle est bien préparée, elle peut constituer un excellent outil de travail. Voici 5 conseils pour vous aider à organiser une réunion professionnelle fructueuse !

Définissez vos objectifs

C’est probablement le point le plus important : vous devez savoir pourquoi vous organisez cette réunion. Les objectifs peuvent être divers : résoudre un problème, transmettre une information, prendre une décision, trouver des idées… Demandez-vous si la réunion est vraiment nécessaire : peut-être qu’un simple échange d’e-mails ou quelques coups de téléphone peuvent suffire et éviter une perte de temps ?

Sélectionnez les participants

Les personnes qui participeront à la réunion doivent y trouver un réel intérêt. Elles doivent aussi permettre d’atteindre les objectifs. Il est important de définir le rôle de chaque participant. Dans l’idéal, identifiez un animateur qui s’assure que chacun peut s’exprimer et un décideur qui valide ou non les objectifs. Les participants peuvent apporter les documents dont ils ont besoin.

Trouvez le bon endroit et le bon timing

Si une réunion d’affaires peut se tenir dans un centre d’affaires, une réunion « en interne » peut être organisée dans vos locaux. La salle de réunion doit être adaptée. Si vous ne disposez pas d’un tel espace, vous pouvez opter pour une location de bureau à Lyon ou une autre ville. Choisissez la date à laquelle tous les participants seront disponibles. Quelques jours avant, n’oubliez pas de leur envoyer une confirmation contenant certaines informations : adresse, ordre du jour, durée, documents à apporter… Les participants doivent aussi confirmer leur présence.

Structurez la réunion

Pour éviter de perdre du temps, structurez le contenu de la réunion : discours, présentation, brainstorming, ateliers… Chaque phase doit contribuer à l’atteinte des objectifs de la réunion. Pour chaque étape, prévoir un temps de travail défini afin d’éviter tout débordement.

Préparez les documents de travail et le matériel

Dressez une check-list des documents indispensables à la réunion et prévoyez des copies pour chaque participant si nécessaire. Assurez-vous de la disponibilité et du bon fonctionnement du matériel (projecteur, réseau Internet, feutres pour tableau…). Soignez la présentation (PowerPoint ou autre logiciel) et prévoyez des exemples et des commentaires pour l’illustrer.